小さな会社のPRのヒント

テレビ局にプレスリリースを送るときに注意したいこと

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こんにちは。
PRコンサルタントの武井由美子です。

初めてPRする人が新聞・雑誌以上に敷居が高いと感じるのがテレビ局へのアプローチです。
テレビ局や番組宛にメールやFAXを送ったのに全然返事がないという話もよく聞きます。

もし、単にテレビ局宛、番組宛に送っていたとしたら、そのまま放置されている可能性大。

なぜなら、ほとんどの情報番組は制作会社に外注されているので、
担当者の宛名(最低でもコーナー名)がないと誰に渡せばいいか分からないのだそう。
となれば、何とかして担当者名を調べたいものですね。

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電話をかける際の3つのポイント

そこで、まずはテレビ局のホームページで代表番号を調べてかけてみましょう。
受付:はい、○○放送です。どういったご用件ですか?
あなた:ニュース○○の制作担当者をお願いします。
とハッキリ伝えるのが1つ目のポイント。

これでスタッフルームにつないでもらえるはず。
第一関門突破ですね。

ここでは、たいてい常駐のサポートスタッフが電話を取ります。
スタッフ:はい、ニュース○○です。
あなた:○○会社の○○と申します。いつもお世話になっております。
○○コーナーの担当ディレクターの方はいらっしゃいますか?
と、初めてでもいつも電話しているように言うのが2つ目のポイント。

電話に出た人がいつも電話をかけてくる人と思ってくれるので、
担当者につながりやすくなります。

営業の電話と勘違いされてしまうから、
「お忙しいところ申し訳ありません」とか「初めてお電話します」
とは、敢えて言わないこと。

これで担当者につながったら、
「いつも番組を見ています、深夜まで大変ですね」
などと、担当者をねぎらう言葉から始めるのが3つ目のポイント。

こんなふうに電話してみれば、きっと耳を傾けてくれるはずです。
あとは、プレスリリースを通してあなたの想いを伝える努力をするだけ。

 

電話をかけるタイミングは?

番組スタッフルームまでは電話がつながっても
肝心の担当ディレクターになかなかつながらないということもあるかと思います。

何度かけてもつながらないのは、そもそも局内にいないか、
忙しくて出られない時間帯なのかもしれません。
特にオンエア・収録中周辺の時間帯に連絡を入れるのはNG。

生放送だとオンエア前はとっても忙しいし、
事前収録番組だと収録中はスタッフルームにはアシスタント以外の人が
いることはほとんどありません。

テレビの場合は放送時間がまちまちなので、電話をかけるのに最適な時間も
番組によってまちまち。

たとえば、23時からの報道番組を担当するディレクターの一日は
こんな感じだそうです。

13:00 出勤・ ロケorリサーチ
15:00 オンエア会議1
15:30 ロケorリサーチ
17:00 構成書き
19:00 オンエア会議2
19:30 構成チェック
20:00 ナレーション撮り
20:30 編集
23:00 オンエア
0:00  反省会
0:30  退社

とっても忙しそうで、どの時間帯に電話すればいいのか悩みますが
この場合は14時から18時くらいがベスト。

なぜなら、撮影に行かない製作者が次の企画のためにネタ調べをしている時間だから。

他の時間帯の報道番組でも流れは変わらないので、
あなたが紹介されたい報道番組の放送時間から逆算して最適な時間帯を割り出しましょう。

報道番組は平日に毎日放送しているので、常にネタ不足。
ぜひ有益な情報を届けてあげてくださいね!


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